Arkivassistent med inriktning offentlighet och service

Vill du arbeta med arkiv, offentlighet och service och samtidigt ha en viktig roll i kommunens arbete för rättssäker och tillgänglig informationshantering? Då kan det här vara tjänsten för dig. Kommunarkivet är en del av den administrativa enheten inom kansliavdelningen och har ett brett uppdrag. Vi ansvarar för att kommunens allmänna handlingar hanteras, bevaras och görs tillgängliga på ett rättssäkert sätt. En viktig del av uppdraget är också att ge stöd och rådgivning till kommunens verksamheter i frågor som rör arkiv, offentlighet och informationshantering. Vi söker nu en arkivassistent med inriktning mot offentlighet och service. Du blir en av två medarbetare inom kommunarkivet och får en central roll i kontakt med allmänheten och kommunens verksamheter. Anställningen är tidsbegränsad på 10 månader, med möjlighet till förlängning. I rollen har du ett särskilt fokus på utlämnande av allmänna handlingar, sekretess- och integritetsfrågor samt rådgivning och service. Du arbetar nära kommunens registratur och nämndsekreterare och har många kontaktytor inom organisationen. Din kollega inom kommunarkivet har huvudsakligt fokus på arkiv- och e-arkivförvaltning, långsiktigt bevarande, arkivredovisning och styrning. Tillsammans ansvarar ni för att utveckla och upprätthålla en välfungerande arkivverksamhet. Det innebär att ni samarbetar nära, delar kunskap och kan stötta varandra vid behov. 1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER

Som arkivassistent med inriktning mot offentlighet och service får du en varierad roll där service, rättssäkerhet och informationshantering står i centrum. En viktig del av arbetet är att handlägga begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Förfrågningarna kan komma från privatpersoner, forskare, journalister, andra myndigheter eller andra som vill ta del av kommunens handlingar. Du gör bedömningar utifrån offentlighetsprincipen och gällande lagstiftning och hanterar sekretess- och integritetsprövningar enligt offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen. I rollen ingår även att, enligt delegation, fatta beslut om utlämnande eller avslag. Du behöver därför kunna göra självständiga bedömningar, dokumentera dina ställningstaganden och kommunicera dem på ett tydligt och professionellt sätt. Du kommer också att:

• ge rådgivning och stöd till kommunens verksamheter och bolag i frågor om allmänna handlingar, diarieföring, utlämnande, sekretess och gallring i praktiken
• ansvara för kommunarkivets allmänhetsservice, inklusive arkivbesök och forskarservice
• samverka med registratur, nämndsekreterare och andra funktioner inom kommunen
• planera och genomföra utbildnings- och informationsinsatser inom arkiv- och offentlighetsfrågor
• bidra till utvecklingen av e-tjänster och digital tillgång till arkivmaterial
• delta i remissarbete och interna utredningar inom informationsförvaltning
• bidra till kommunarkivets kommunikation och synlighet genom exempelvis intranät, webb och informationsmaterial
• delta i kommunarkivets övriga arbete och vid behov stötta inom arkiv- och informationshantering.

Arbetet innebär många kontaktytor och du behöver kunna växla mellan att ge service till en privatperson, göra en kvalificerad bedömning av en utlämnandeförfrågan och ge rådgivning till en chef eller verksamhet.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har:

• eftergymnasial utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik, administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant. Du kan också ha motsvarande kompetens genom arbetslivserfarenhet
• erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet och god förståelse för hur allmänna handlingar hanteras. Det är viktigt att du har kunskap om offentlighetsprincipen och offentlighets- och sekretesslagen
• goda kunskaper i svenska, i tal och skrift
• god digital kompetens och vana att arbeta i olika verksamhetssystem.

Det är meriterande om du har erfarenhet av/arbetat med:

• utlämnande av allmänna handlingar och sekretessbedömningar
• arkiv- och informationshantering
• dataskyddsförordningen (GDPR)
• diarieföring och registratur
• digital informationshantering och e-tjänster
• utbildning och rådgivning inom offentlig verksamhet.

Som person är du trygg och noggrann och har gott omdöme. Du kan självständigt analysera information, göra bedömningar och fatta beslut inom ditt ansvarsområde. Samtidigt är du serviceinriktad och har lätt för att skapa goda relationer. Du är pedagogisk och kan förklara regelverk och komplexa frågor på ett enkelt och begripligt sätt, både muntligt och skriftligt. Du arbetar strukturerat, kan prioritera mellan olika ärenden och behåller kvalitet och noggrannhet även när tempot är högt. Eftersom rollen innebär många kontaktytor behöver du vara kommunikativ, lyhörd och ha ett professionellt bemötande. Du trivs med att samarbeta med andra men är också bekväm med att ta eget ansvar och driva dina arbetsuppgifter framåt. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Varmt välkommen med din ansökan! Anställningsform: Tidsbegränsad anställning. Varaktighet: 6 månader eller längre, tillträde: Tillträde snarast enligt överenskommelse. Välkommen till Strängnäs kommun! Strängnäs kommun har drygt 39 000 invånare och är strategiskt belägen i Mälardalen med utmärkta kommunikationsmöjligheter. Här är det nära till storstaden Stockholm som nås med tåg på under 50 minuter, och ännu närmare ligger Eskilstuna. Vår kommun är en attraktiv plats för både boende och arbete, där du får möjlighet att göra verklig skillnad för samhället och dess invånare. Strängnäs kommun tillämpar rökfri arbetstid för att skapa en hälsosam arbetsmiljö för alla medarbetare, kollegor och brukare. Strängnäs kommun har valt mediekanaler för denna rekrytering och undanber därför kontakt med annonssäljare och rekryteringstjänster. Vi ser fram emot att få veta mer om dig och hur du vill bidra till Strängnäs framtid.